Vennootschappen en andere juridische entiteiten moeten in het
UBO-register aangeven wie de touwtjes in handen heeft. Die verplichting
heeft de federale overheidsdienst Financiën twee jaar geleden in het
leven geroepen als wapen in de strijd tegen witwaspraktijken, fraude en
terrorisme. In het register moeten alle zogeheten 'uiteindelijke
begunstigden' of ultimate beneficial owners (UBO) worden
vermeld. Dat zijn de oprichters en de bestuurders, maar ook de
aandeelhouders die meer dan 25 procent van de effecten bezitten. Onder
de aangifteplicht vallen behalve vennootschappen ook vzw's, stichtingen
en maatschappen.
"Bij de aankondiging van de UBO-registratie was beloofd dat die eenmalig zou zijn. Maar dat is niet het geval" Erik Stiers, fiscaal kantoor Hawrijk, Stiers & Velkeneers
Via
een mandaat kan uw boekhouder die formaliteit voor u in orde brengen. U
kunt de registratie ook zelf doen via een onlinetoepassing op het
MyMinfin-portal. Op zijn website voorziet de FOD Financiën in
handleidingen voor de verschillende gebruikerstypes. Daarnaast treft u
er ook heel wat veelgestelde vragen en antwoorden aan.
Wie tijdens de procedure problemen of vragen heeft, kan zich gratis
telefonisch laten begeleiden via 02-572.57.57. U kunt ook via
ubobelgium@minfin.fed.be contact opnemen met de bevoegde dienst. Wij
deden de test en stuurden een e-mail met een praktische vraag. Al na
enkele minuten kregen we een antwoord van een medewerker. Hij stelde
bovendien voor ons op een tijdstip naar keuze op te bellen om samen de
procedure te overlopen. Kortom: een prima dienstverlening.
Toch
kiezen de meeste vennootschappen en andere juridische entiteiten ervoor
die taak via een mandaat over te dragen aan hun boekhouder. Dat leidt
tot heel wat overbelasting van de boekhoudkantoren. Uit een enquête van
het Instituut van de Belastingadviseurs en Accountants (ITAA) blijkt
zelfs dat 84 procent van de bijna 2000 respondenten de UBO-registratie
op nummer één zet op de lijst van 'administratieve rompslomp'.
'Velen slagen er niet in'
Ook
Erik Stiers van fiscaal kantoor Hawrijk, Stiers & Velkeneers erkent
het probleem. "Heel vervelend is bijvoorbeeld het feit dat elke
UBO-registratie een apart mandaat vereist", zegt hij. "Dat betekent dat
elke klant ons een elektronische volmacht moet geven. We hebben iedereen
een duidelijke stap-voor-stapprocedure bezorgd, maar velen slagen er
niet in het in orde te krijgen. En dus moeten zij zich hier op het
kantoor aanmelden met hun identiteitskaart. Dat kost veel tijd."
Sinds
11 oktober 2020 geldt een bijkomende verplichting. De vennootschap moet
aan het UBO-register bewijsstukken toevoegen die aantonen dat de
informatie over de uiteindelijke begunstigden 'toereikend, accuraat en
actueel' is. Ook telkens als in het register aanpassingen worden
doorgevoerd, moet u of uw boekhouder de bewijzen daarvan uploaden. Dat
kan bijvoorbeeld via aandeelhoudersregisters en -overeenkomsten,
overzichten van aandeelhoudersstructuren of uittreksels uit
schenkingsakten.
Ondernemingen
die hun UBO-registratie vandaag in orde brengen, moeten die documenten
onmiddellijk toevoegen. Wie vóór 11 oktober 2020 al in het register was
opgenomen, had daar nog tot 30 april 2021 voor. Maar net voor die
deadline bleken nog maar zes op de tien vennootschappen hun verplichting
te zijn nagekomen. Een rondvraag bij bedrijven en accountants leerde
toen dat dat vaak te wijten was aan de onduidelijkheid over de aard van
de bewijsstukken.
De FOD Financiën luisterde naar de kritiek en werkte de lijst met
veelgestelde vragen en de handleidingen op de UBO-website bij. U krijgt
nu een duidelijker overzicht van de toe te voegen bewijsstukken. Er is
ook meer klaarheid over welke begunstigden moeten worden geregistreerd
in bijzondere situaties en u komt te weten voor welke juridische
entiteiten géén UBO-meldingsplicht geldt. De deadline voor het uploaden
van de bewijsstukken werd ook verlegd van 30 april naar 31 augustus
2021.
Boetes tot 50.000 euro
Maar
nu is het geduld van de FOD Financiën op. Sinds 1 september is de
fiscus naar eigen zeggen gestart met het uitschrijven van
administratieve boetes aan wie zijn UBO-verplichtingen niet is
nagekomen. De bedragen starten op 250 euro en kunnen oplopen tot 50.000
euro. Eén op de tien juridische entiteiten heeft haar begunstigden nog
altijd niet officieel geregistreerd. Bovendien blijkt maar liefst 53
procent van de al ingeschreven vennootschappen, vzw's, stichtingen en
maatschappen nog geen extra bewijsstukken te hebben toegevoegd.
Die
entiteiten zijn verplicht hun geregistreerde begunstigden en de
correctheid van de gegevens elk jaar te bevestigen, ook al is er niets
gewijzigd. Gelukkig stuurt de FOD Financiën sinds kort herinneringen
naar de wettelijke vertegenwoordigers, via de berichtenbox op het
MyMinfin-portaal. Dat gebeurt een maand vóór de deadline.
"Bij de aankondiging van de UBO-registratie was beloofd dat die
eenmalig zou zijn", stelt Erik Stiers. "Maar dat is dus niet het geval.
De jaarlijkse bevestiging van de accuraatheid van de informatie is een
zware bijkomende administratieve last. We moeten dat zorgvuldig
opvolgen, aangezien er per dossier een specifieke vervaldag is -
afhankelijk van de eerste verificatiedatum. Een verplichting tot een
aanpassing van de UBO-registratie wanneer er zich een wijziging heeft
voorgedaan, zou veel wenselijker zijn. Want vaak verandert er niets."
Stiers
wijst er ook op dat de administratie in het kader van de
antiwitwaswetgeving een steeds uitgebreidere verantwoordelijkheid wordt
voor accountants. "Ook hier verwachten we een periodieke verificatie en
bevestiging, mogelijk jaarlijks of tweejaarlijks", zegt hij. "Daarnaast
komt er een verplichte audit, wellicht om de vijf jaar."
1 op de 10 juridische entiteiten heeft haar begunstigden nog altijd niet officieel geregistreerd.
Auteur: Roel Van Espen
Bron: Trends