Bij de belastingaangifte in de vennootschapsbelastingen die men verplicht moet indienen via Biztax moet men een aantal bijlagen bijvoegen.
Het gaat om een jaarverslag en het proces-verbaal van de algemene vergadering, want voor de jaarrekeningen, in zoverre die moeten worden ingediend bij de Balanscentrale van de Nationale Bank, maakt de belastingadministratie er geen verplichte bijlage meer van.
Er moeten nog andere bijlagen worden bijgevoegd in zoverre er bepaalde aftrekken of voordelen worden gevraagd. Het gaat om alle formulieren 275 en 276 die beschikbaar zijn op FinForm en rechtstreeks ingevuld kunnen worden op Biztax.
Voor het jaarverslag en het pv van de AV is het van belang te weten welk document men precies moet indienen. Volstaat een scan van een officieel ondertekend document of een exportbestand in pdf-formaat van het voorgelegde en goedgekeurde, maar niet ondertekende document?
In theorie heeft de verzending van een niet-ondertekend document geen waarde, ten minste in zoverre het overmaken van het document verplicht is.
In antwoord op vraag nr. 14 van senator de Clippele van 24.10.1989 had de minister van Financiën aangegeven dat de "Het niet overleggen van dat verslag is derhalve een vormgebrek waarop de administratie zich, zoals met ieder ander vormgebrek, het gevolg is, rechtmatig kan beroepen. "
Dit werd bevestigd door het hof van beroep van Brussel in een arrest van 25.10.2012. Het hof oordeelde dat het beroep op de procedure van ambtshalve aanslag gerechtvaardigd is wanneer de vennootschap haar aangifte binnen de wettelijke termijn heeft ingediend, maar naliet om het verslag van de bestuurders of zaakvoerders en de aanwezigheidslijst van de AV van aandeelhouders bij te voegen. Deze documenten maken integraal deel uit van de aangifte en moeten worden bijgevoegd op straffe van het risico dat de aangifte onregelmatig wordt bevonden.
We hebben het begrepen: als een verplichte bijlage niet bij de aangifte werd gevoegd, is deze onregelmatig. Als een formulier dat noodzakelijk is voor het bekomen van de aftrek of van een voordeel niet is bijgevoegd, zal met die aftrek of dat voordeel geen rekening worden gehouden.
Het is dus beter om een ondertekend exemplaar van het jaarverslag en het pv van de AV bij te voegen.
We hebben in de praktijk echter geen weet van een ambtenaar of controleambtenaar die een binnen de termijn en met de verplichte niet-ondertekende bijlagen verstuurde aangifte betwistte.
Het feit dat de niet-ondertekende bijlage bij de aangifte werd gevoegd geeft hem een officieel karakter zodat de administratie de betrokken vennootschap kan vragen om een ondertekende kopie te sturen of deze tijdens een controle te verifiëren om er zeker van te zijn dat het origineel overeenkomt met de gestuurde documenten.
Zo komen we bij de niet-verplicthte bijlagen.
Moeten ze gedateerd, ondertekend en conform met het origineel worden gewaarmerkt?
Die vraag geldt zowel voor de vennootschapsbelastingen (waarin men de interne jaarrekeningen, de afschrijvingstabel, een overzicht van de verworpen uitgaven ... moet bijvoegen) als voor de (natuurlijke-)personenbelasting waarvoor geen bijlage moet worden ingediend (zij het dat dit nuttig kan zijn, zoals attesten voor schenkingen, verzekeringen, kredieten, dienstencheques, overzicht van beroepskosten als men de werkelijke kosten in plaats van de forfaitaire kosten in rekening brengt, sociale-zekerheidsbijdragen van zelfstandige, het VAPZ ...).
Wanneer het om een extern attest gaat, is het van weinig belang dat dit werd gecertificeerd en ondertekend aangezien het om niet meer dan een kopie gaat.
Voor een overzicht van beroepskosten geldt hetzelfde antwoord. Het is immers niet omdat men de aftrek van beroepskosten vraagt dat de administratie ze als zodanig toestaat.
Geen enkele wettekst verplicht immers om de niet-verplichte fiscale bijlagen bij de aangifte of overgemaakt naar aanleiding van een vraag om inlichtingen te ondertekenen, te dateren en te certificeren.
In een circulaire van 07.05.1998 over het onderzoeksrecht van belastingambtenaren, verwees de administratie niet naar de vereiste ondertekening en certificering van meegestuurde documenten.
Het is dus volkomen duidelijk dat het feit dat men niet-ondertekende, niet-gedateerde en niet-gecertificeerde bijlagen doorstuurt de administratie nog niet het recht geeft om de aangifte als onregelmatig te beschouwen, ongeacht of ze verplicht of facultatief zijn.
Emile Masset
Hoofdredacteur van Fiscalnet
bron: fiscalnet