Circulaire geregistreerd kassasysteem gepubliceerd

De langverwachte circulaire inzake het geregistreerde kassasysteem is onlangs verschenen (Circulaire 2017/C/70 van 6 november 2017, B.S. 21 november 2017). Deze circulaire geeft in de eerste plaats een commentaar bij het KB van 16.06.2016 dat de 10 %-regel heeft vervangen door de omzetdrempel van 25.000 euro. Bovendien coördineert de circulaire alle eerdere administratieve commentaren rondom dit thema en geeft ze aan de hand van concrete voorbeelden geactualiseerde duiding bij de toepassingsvoorwaarden van het geregistreerde kassasysteem. Tot slot bevat de circulaire een aantal gloednieuwe regels inzake het onderscheid tussen restaurant- en cateringdiensten enerzijds en loutere leveringen van goederen anderzijds.

1. Omzetdrempel van 25.000 euro

1.1 Principe

Vroeger was een geregistreerd kassasysteem (hierna: GKS) verplicht als de omzet van de restaurant- en cateringdiensten, met uitsluiting van de erbij horende dranken, minstens 10 % bedroeg van de totale omzet van de horeca-activiteiten.

Deze 10 %-regel werd evenwel vernietigd door de Raad van State.

Daarom is een nieuw criterium uitgewerkt om te bepalen of er al dan niet een GKS in gebruik moet worden genomen. Dat is de omzetdrempel van 25.000 euro geworden.

Als de omzet van de restaurant- en cateringdiensten, met uitsluiting van de erbij horende dranken, meer bedraagt dan 25.000 euro (excl. btw), is een GKS voortaan in principe verplicht (KB nr. 1, art. 21bis, § 1, eerste lid, ingevoegd door KB van 16.06.2016, met ingang van 01.07.2016).

Om na te gaan of de drempel van 25.000 euro al dan niet wordt overschreden, moet er dus, zoals dat ook het geval was bij de 10 %-regel, alleen rekening worden gehouden met de maaltijden die ter plaatse worden verbruikt. Concreet is dat dus de horeca-omzet die onderworpen is aan het btw-tarief van 12 %. De dranken en de meeneemgerechten worden wat dat betreft dus buiten beschouwing gelaten.

Als de drempel van 25.000 euro overschreden wordt en m.a.w. het gebruik van een GKS verplicht is, moeten ook de meeneemgerechten en de dranken, alsook alle andere handelingen binnen de voedingssfeer, geregistreerd worden in de witte kassa en moet er dan ook een GKS-ticket voor worden uitgereikt.

Wordt de drempel niet overschreden, dan is het gebruik van een GKS niet verplicht, maar moet men wel voor de geserveerde maaltijden en de erbij horende dranken een rekening of ontvangstbewijs (zgn. btw-bonnetje) uitreiken (KB nr. 1, art. 22, § 1, eerste lid, 2°).

1.2 Tellen borrelhapjes en versnaperingen mee voor de 25.000 euro-drempel?

Enkel het verbruik van maaltijden ter plaatse wordt in aanmerking genomen om na te gaan of de drempel van 25.000 euro al dan niet wordt overschreden.

Voortaan zijn er duidelijke richtlijnen in welke mate borrelhapjes en versnaperingen kunnen worden beschouwd als een maaltijd (zie punt 2.5.2.8. van de circulaire). Er moet namelijk een onderscheid worden gemaakt tussen drie gevallen.

1. Gaat het om voorverpakte producten en is er geen verdere bereiding vereist, zoals een pakje chips, een reep chocolade, een bifiworst, een frisco, voorverpakte kaas- of salamiblokjes, en worden die ter plaatse verbruikt, dan is het normale btw-tarief van  21 % van toepassing en tellen die producten dus niet mee voor de berekening van de drempel.
2. Voorverpakte producten waarvoor een bereiding vereist is (waarbij het louter opwarmen volstaat), zoals een ter plaatse verbruikte lasagne of een croque uit het vuistje, worden wel beschouwd als een maaltijd. Zij zijn dus, indien ter plaatse verbruikt, onderworpen aan het btw-tarief van 12 % en tellen bijgevolg wel mee voor de berekening van de drempel.
3. Niet-voorverpakt voedsel dat ter plaatse wordt verbruikt, zoals door de horeca-uitbater zelf versneden kaasblokjes en stukjes salami, gebak, taart enz. maakt het voorwerp uit van een restaurantdienst onderworpen aan 12 % en wordt dus ook in aanmerking genomen voor de berekening van de drempel, tenzij deze versnaperingen spontaan en zonder prijsverhoging als één gezamenlijk aanbod met de drank aangeboden wordt door de uitbater.

1.3 Uitzonderingen

Zelfs al wordt de drempel van 25.000 euro overschreden, dan is men toch niet verplicht een GKS-ticket (of btw-bonnetje) uit te reiken als men voor de aangeboden restaurant- en cateringdiensten voor de totaliteit van zijn handelingen een beroep doet op een onderaannemer, op voorwaarde dat laatstgenoemde zelf verplicht is om een GKS-ticket uit te reiken.

Ook bedrijfsrestaurants en hotels zijn, onder bepaalde voorwaarden, niet verplicht om een GKS te gebruiken (KB nr. 1, art. 21bis, § 1, vijfde lid).

Tot slot is er geen verplichting tot gebruik van een GKS als de gerealiseerde horeca-omzet vrijgesteld is op grond van art. 44 Btw-wetboek. Als vrijgestelde handelingen gecombineerd worden met belaste handelingen, tellen enkel deze laatste mee voor de berekening van de drempel (zie punt 2.7.1. van de circulaire).

2. Meerdere horecazaken onder één btw-identificatienummer

2.1 Principe: berekening per inrichting

Als onder hetzelfde btw-nummer meerdere horecazaken worden uitgebaat, wordt de omzetdrempel van 25.000 euro berekend per inrichting. Elke inrichting volgt dan in principe haar eigen regeling (KB nr. 1, art. 21bis, § 1, tweede lid).

Zo moet de ijsverkoper die zowel een verbruikssalon als een mobiele ijskar heeft, het salon en de ijskar als twee verschillende inrichtingen bekijken. Hij berekent voor elke inrichting afzonderlijk de drempel (zie punt 2.5.1.1. van de circulaire). Het mobiele karretje dat zich beperkt tot leveringen, vereist dus geen geregistreerd kassasysteem. In het verbruikssalon is dat wel het geval, tenminste als de drempel wordt overschreden. Wordt de drempel in het verbruikssalon niet overschreden, dan is het gebruik van een GKS niet verplicht, maar moet voor de geserveerde spijzen en de erbij horende dranken wel een btw-bonnetje worden uitgereikt.

Dezelfde redenering geldt overigens voor een slager die ook cateringdiensten verricht (bv. het bakken van vlees bij de klanten thuis). De slagerij en de cateringdiensten moeten als afzonderlijke inrichtingen worden beschouwd. Er moeten dus in voorkomend geval enkel GKS-tickets worden uitgereikt voor de verstrekte cateringdiensten en niet voor de verrichte verkopen in de slagerij (zie punt 2.5.1.2. van de circulaire).

2.2 Uitzondering: materieel onderling verbonden inrichtingen

Als de horecazaken evenwel materieel onderling verbonden zijn, dan beschouwt men dat als één uitbating en moet de 25.000 euro-drempel dus worden toegepast over de totale horeca-omzet van de beide inrichtingen samen.

Twee inrichtingen zijn materieel verbonden als klanten zich vrij en zonder het pand te verlaten, kunnen verplaatsen tussen de verschillende inrichtingen (zie punt 2.5.1. van de circulaire).

2.3 Voorbeeld: bakker met verbruikssalon

a) Niet onderling verbonden inrichting

Dat zal bv. het geval zijn als de bakkerij en het verbruikssalon zijn ondergebracht in twee afzonderlijke panden, eventueel aangrenzend aan elkaar, maar zonder dat er een doorgang mogelijk is voor de klanten van het ene naar het andere pand.

In dat geval moet de 25.000 euro-drempel berekend worden per inrichting. De bakkerij die zich beperkt tot leveringen, vereist dus geen geregistreerd kassasysteem. In het verbruikssalon is dat wel het geval, tenminste als de drempel wordt overschreden. Wordt de drempel in het verbruikssalon niet overschreden, dan is het gebruik van een GKS niet verplicht, maar moet wel voor de geserveerde maaltijden en de erbij horende dranken een btw-bonnetje worden uitgereikt.

b) Onderling verbonden inrichting

Dat zal bv. het geval zijn als de bakkerij en het verbruikssalon in hetzelfde pand zijn ondergebracht en er vrije doorgang is voor de klanten van de ene naar de andere inrichting.

In dat geval moet de 25.000 euro-drempel dus toegepast worden over de totale horeca-omzet van beide zaken samen. Uiteraard telt de verkoop van brood, koffiekoeken, enz. in de bakkerij niet mee voor de berekening van de 25.000 euro-drempel (zie punt 2.1.1. van de circulaire). Als evenwel die drempel wordt overschreden, moet ook voor de leveringen van goederen in de bakkerij een GKS-ticket worden uitgereikt (zie punt 3.2.2. van de circulaire).

3. Referentieperiode voor de berekening van de drempel

3.1 Bestaande ondernemingen

De eerste referentieperiode was het kalenderjaar 2015. Werd voor dat kalenderjaar de drempel overschreden, dan was de ingebruikname van een GKS verplicht vanaf 1 juli 2016 (KB nr. 1, art. 21bis, § 2, eerste lid).

Wat als de drempel later wordt overschreden? Stel bv. dat de horeca-uitbater bij de indiening van de btw-aangifte van het derde kwartaal 2017 vaststelt dat hij de drempel heeft overschreden voor dat jaar. Hij moet zich dan uiterlijk op het einde van de tweede maand die volgt op het aangiftetijdvak bij de FOD Financiën registreren (KB nr. 1, artikel 21bis, § 3, eerste lid), in het voorbeeld dus uiterlijk op 30 november 2017. Hij moet het GKS in gebruik nemen uiterlijk op het einde van de derde maand die volgt op het aangiftetijdvak (KB nr. 1, artikel 21bis, § 3, tweede lid), in het voorbeeld dus uiterlijk op 31 december 2017.

3.2 Starters

Wordt het drempelbedrag naar alle waarschijnlijkheid niet overschreden, dan moet de horeca-uitbater daartoe een verklaring afleggen bij de Administratie. De gemaakte raming, bv. op basis van een realistisch businessplan, moet kunnen worden voorgelegd op het moment van een controle.

Is hij van oordeel dat het drempelbedrag wel zal worden overschreden, dan moet hij zich uiterlijk op het einde van de tweede maand die volgt op de aanvang van de activiteit bij de FOD Financiën registreren en moet hij het GKS in gebruik nemen uiterlijk op het einde van de derde maand die volgt op de aanvang van de activiteit (KB nr. 1, artikel 21bis, § 2, tweede lid en punt 2.6.2. van de circulaire).

4. Toepassingsvoorwaarden en modaliteiten

4.1 Tijdstip van uitreiking van het GKS-ticket

In de eerste plaats moet hierbij worden opgemerkt dat het uitreiken aan de klant van een zgn. “pro forma ticket” niet voldoende is. Om conform te zijn met de regelgeving, is daarentegen vereist dat aan de klant het eigenlijke “btw-kasticket” wordt overhandigd (zie punt 3.2. van de circulaire).

In principe moet dat ticket worden uitgereikt op het moment dat de dienst is voltooid of de goederen zijn geleverd (KB nr. 1, art. 21bis, § 1, 3de lid). De circulaire voorziet hierbij wel, om praktische redenen, in een optionele afwijkende regeling voor cateraars (zie punten 3.4.2. en 3.4.3. van de circulaire).

4.2 Dagboek van ontvangsten

Wordt er gebruik gemaakt van een GKS, dan moet de horeca-uitbater geen dagboek van ontvangsten houden.

Wel moeten dagelijks de nodige rapporten met behulp van het GKS worden aangemaakt (punt 3.7. van de circulaire).

4.3 Voorschotten

Zoals hierboven reeds is gezegd, moet een GKS-ticket pas worden uitgereikt op het moment dat de dienst is voltooid. Strikt genomen is de uitreiking van een GKS-ticket bij de ontvangst van een voorschot dus niet vereist. Omdat de dagrapporten van het GKS het dagboek van ontvangsten vervangen, moet elk voorschot anderzijds wel in het GKS worden ingetikt. Dat GKS-ticket mag dan samen met het kasticket dat de dienst vaststelt aan de klant worden uitgereikt (zie punt 3.5.2. van de circulaire).

Het btw-tarief van toepassing op een voorschot is overigens in principe het normale tarief van 21 % (zie punt 3.5.3. van de circulaire).

4.4 Cadeaubonnen

Een cadeaubon uitgegeven door een restauranthouder is in principe een bon voor meervoudig gebruik of een multiple purpose voucher (zgn. MPV).

Op het moment van uitgifte van de bon bestaat er immers in principe nog geen zekerheid over de verdeling van het bedrag per btw-tarief (12 % voor de maaltijden en 21 % voor de dranken).

Op het moment van uitgifte van de bon is er dan ook geen btw verschuldigd. Pas wanneer de bon wordt ingeruild, is de verdeling van het bedrag per btw-tarief (12 of 21 %) bekend, moet een GKS-ticket worden uitgereikt en moet de handeling worden opgenomen in de btw-aangifte.

De bon wordt in het geregistreerde kassasysteem dan aangeduid als betaalmiddel (zie punt 3.4.1. van de circulaire).

5. Onderscheid restaurant- en cateringdiensten en leveringen van goederen

5.1 Belang van het onderscheid

Het onderscheid tussen restaurant- en cateringdiensten enerzijds en leveringen van goederen anderzijds is in de eerste plaats van belang voor de bepaling van het toepasselijke btw-tarief.

Voor restaurant- en cateringdiensten bedraagt het btw-tarief 12 % voor de maaltijden en 21 % voor de dranken (KB nr. 20, Bijlage, Tabel B, I). In geval van een loutere levering van spijzen en dranken bedraagt het btw-tarief    6 %, tenzij voor alcoholische dranken en bepaalde luxeproducten, zoals kreeft, kaviaar, oesters … , waarvoor het btw-tarief van 21 % geldt.

Voorts is het onderscheid relevant voor de bepaling van de omzetdrempel van 25.000 euro om na te gaan of een geregistreerd kassasysteem verplicht is. Zoals is uiteengezet, komen hiervoor enkel restaurant- en cateringdiensten, met uitsluiting van de erbij horende dranken, in aanmerking.

Tot slot is het onderscheid belangrijk voor de plaatsbepaling van de handeling en voor de toepassing van de aftrekuitsluiting van art. 45, § 3, 3° Btw-wetboek.

5.2 Foodtrucks en mobiele voedselkramen

Vroegere regeling

Voor de maaltijden die ter plaatse worden verbruikt kunnen foodtrucks en mobiele voedselkramen het verlaagde btw-tarief van 6 % toepassen en is er dus geen GKS vereist, als aan volgende cumulatieve voorwaarden is voldaan:

1. het verbruik vindt plaats in open lucht;
2. er wordt uitsluitend een beroep gedaan op wegwerpverpakking en wegwerpbestek en
3. er is geen bediening aan tafel.

Dat blijkt uit een antwoord van de toenmalige minister van Financiën op een parlementaire vraag (Parl. Vr. nr. 466, 21 juni 2012, Wouters). Er werd van uitgegaan dat in die omstandigheden het niet ging om een restaurantdienst, maar om een levering van een goed.

Deze regeling heeft tot ongewenst neveneffect dat er een dubbele concurrentieverstoring is tussen foodtrucks enerzijds en restaurants, bistro’s, cafés, tavernes, traiteurs, koks aan huis, enz. anderzijds. Deze laatste groep moet immers 12 % btw rekenen op de ter plaatse verbruikte maaltijden en, bij overschrijding van de 25.000 euro-drempel, een GKS in gebruik nemen.

Nieuwe regeling met ingang van 1 december 2017

Om een level playing field in de sector te bereiken, heeft de minister van Financiën daarom beslist dat voor maaltijden die in open lucht ter plaatse worden verbruikt er in de toekomst veel sneller sprake zal zijn van een restaurantdienst. Dat zal met name het geval zijn als, eventueel naast de terbeschikkingstelling van een (sta)tafel of uitklapbare toog, er minstens 1 bijkomend dienstenaspect aanwezig is (zie punt 2.5.2.1., C van de circulaire).

Dat bijkomend dienstenaspect kan bv. zijn:

–    de terbeschikkingstelling van meubilair, zoals bv. stoelen, zitbanken …;

–    een bijkomend infrastructuurelement dat het verbruik ter plaatse aangenamer maakt: terrasverwarming, bescherming tegen zon of regen, sfeermuziek, afsluitingen (bv. met hekken of bloembakken) …;

–    bediening aan tafel of de klant staat zelf niet in voor het afruimen;

–    voorzien van serviesgoed of tafelgerei voor een effectief verbruik ter plaatse.

Als bijgevolg de foodtruck in open lucht bv. een tafel en stoel voorziet en de maaltijd wordt ter plaatse verbruikt, dan zal het voortaan gaan om een dienst onderworpen aan het btw-tarief van 12 % en is, bij overschrijding van de 25.000 euro-drempel, een GKS vereist.

Voor foodtrucks of mobiele voedselkramen op een evenement m.b.t. podiumkunsten, aanvaardt de administratie evenwel, bij wijze van proef, dat het verbruik ter plaatse van maaltijden in open lucht wordt aangemerkt als een levering van goederen (zie punt 2.5.2.3, B, b van de circulaire).

5.3 Cateringdiensten

Cateringdiensten, die in tegenstelling tot restaurantdiensten ergens anders verstrekt worden dan in de ruimten van de dienstverrichter (bv. bij de klant thuis of op een andere door de klant gekozen locatie), onderscheiden zich van een eenvoudige levering van goederen als er een menselijke tussenkomst is van de cateraar i.v.m. het verbruik ter plaatse.

Deze tussenkomst ter plaatse kan bestaan in de bereiding ter plaatse of het louter opwarmen van de maaltijden, het opzetten en afruimen van de buffetten, het dekken van tafels, de bediening aan tafel, het aanbieden van gerechten in individuele porties aan de zelfbediening, de afwas ter plaatse bij de klant …

Eén bijkomende menselijke tussenkomst bij de klant volstaat om als cateringdienst te worden beschouwd.

Anderzijds is het loutere vervoer van de maaltijden, met eventueel gebruik van warmhoudbakken, zonder een verdere menselijke tussenkomst ter plaatse bij de klant, onvoldoende om van een cateringdienst te spreken (zie punt 2.5.2.2. van de circulaire).

Bron: Lexfin