Het is niet omdat een bedrijfswagen
ook voor persoonlijk gebruik kan dienen, dat uw
medewerkers er zonder meer op vakantie
naar het buitenland mee kunnen
vertrekken … zelfs niet als het om een Chrysler
‘Grand Voyager’ of een Toyota ‘Land Cruiser’ gaat.
Wilt u duidelijkheid scheppen, dan neemt u het
best de gebruiksregels op in uw ‘car
policy’.
Buitenlandse reis: geen verhoging belastbaar
voordeel van alle aard
Medewerkers krijgen een bedrijfswagen in de
eerste plaats voor professionele
verplaatsingen. Ze worden belast op een
voordeel van alle aard wegens het
persoonlijk gebruik van het voordeel. Dit kan gaan
om woon-werkverkeer of om zuivere
privéverplaatsingen, zoals een
privéreis naar het buitenland.
De waardering van dit belastbaar voordeel gebeurt
forfaitair, op basis van onder
meer de cataloguswaarde, de inschrijvingsdatum bij
de D.I.V., het brandstoftype en de CO2-uitstoot.
Het aantal gereden kilometers speelt hierin geen
enkele rol, ook niet de kilometers voor een reis
naar het buitenland. Dit betekent ook dat het
gebruik van een bedrijfswagen op reis niet
uitdrukkelijk wettelijk geregeld is.
Gebruiksregels vastleggen in de car policy
Wenst u niet dat de reis hobbelig verloopt, dan
raden wij u aan om de gebruiksvoorwaarden van de
bedrijfswagen op reis op te nemen in uw car policy. In principe kunt
u het gebruik van de wagen voor buitenlandse
reizen volledig verbieden, maar in de praktijk
gebeurt dat niet vaak.
Regels die wel vaak opduiken zijn onder
meer:
- een verbod om de tankkaart in het buitenland
te gebruiken
- een beperking van de reis tot landen die
gedekt worden door de autoverzekering (vaak
EU-landen)
- een beperking van de medereizigers tot
inwonende gezinsleden
Ook kunt u bepalingen opnemen over het plaatsen
van een trekhaak, fietsendragers, dakkoffers en
het gebruik van aanhangwagens, caravans, ...
Schrijf ook voor wat uw medewerkers
moeten doen in geval van:
- ongevallen in het buitenland
- diefstal van de wagen, toebehoren, nummerplaat
en officiële boorddocumenten
- verkeersboetes
Sancties
Ter ontrading voorziet u het best ook sancties
voor als uw medewerkers de regels overtreden.
Afhankelijk van de aard van de overtreding (lichte
fout, herhaaldelijk lichte fout of zware fout) zou
de sanctionering kunnen gaan van een
schadevergoeding tot zelfs ontslag.
Tijdens het privégebruik van de wagen ligt de
aansprakelijkheid volledig bij de medewerker. U
vermeldt in de car policy dan ook het best welke
schade u op de medewerker kunt verhalen.
Financiële gevolgen
Het gebeurt slechts zelden dat een werkgever een
vergoeding vraagt voor het
gebruik van de bedrijfswagen in het buitenland.
Wilt u dat toch doen, dan moet dit contractueel
voorzien zijn. Wat de medewerker u in zo’n geval
zou moeten betalen, mag wel in mindering worden
gebracht van het principieel belastbaar voordeel.
Voor u als werkgever heeft een buitenlandse
privéreis van uw medewerker geen gevolgen: de
patronale CO2-bijdrage en de mate van fiscale
aftrekbaarheid van de wagenkosten blijven
ongewijzigd.
Wens uw medewerkers een goede en veilige
reis!
Bron: Attentia