Vanaf nu is het menens met de UBO-verplichting voor vennootschappen

Vennootschappen en andere juridische entiteiten moeten in het UBO-register aangeven wie de touwtjes in handen heeft. Die verplichting heeft de federale overheidsdienst Financiën twee jaar geleden in het leven geroepen als wapen in de strijd tegen witwaspraktijken, fraude en terrorisme. In het register moeten alle zogeheten 'uiteindelijke begunstigden' of ultimate beneficial owners (UBO) worden vermeld. Dat zijn de oprichters en de bestuurders, maar ook de aandeelhouders die meer dan 25 procent van de effecten bezitten. Onder de aangifteplicht vallen behalve vennootschappen ook vzw's, stichtingen en maatschappen.

Via een mandaat kan uw boekhouder die formaliteit voor u in orde brengen. U kunt de registratie ook zelf doen via een onlinetoepassing op het MyMinfin-portal. Op zijn website voorziet de FOD Financiën in handleidingen voor de verschillende gebruikerstypes. Daarnaast treft u er ook heel wat veelgestelde vragen en antwoorden aan.

Wie tijdens de procedure problemen of vragen heeft, kan zich gratis telefonisch laten begeleiden via 02-572.57.57. U kunt ook via ubobelgium@minfin.fed.be contact opnemen met de bevoegde dienst. Wij deden de test en stuurden een e-mail met een praktische vraag. Al na enkele minuten kregen we een antwoord van een medewerker. Hij stelde bovendien voor ons op een tijdstip naar keuze op te bellen om samen de procedure te overlopen. Kortom: een prima dienstverlening.

Toch kiezen de meeste vennootschappen en andere juridische entiteiten ervoor die taak via een mandaat over te dragen aan hun boekhouder. Dat leidt tot heel wat overbelasting van de boekhoudkantoren. Uit een enquête van het Instituut van de Belastingadviseurs en Accountants (ITAA) blijkt zelfs dat 84 procent van de bijna 2000 respondenten de UBO-registratie op nummer één zet op de lijst van 'administratieve rompslomp'.

'Velen slagen er niet in'

Ook Erik Stiers van fiscaal kantoor Hawrijk, Stiers & Velkeneers erkent het probleem. "Heel vervelend is bijvoorbeeld het feit dat elke UBO-registratie een apart mandaat vereist", zegt hij. "Dat betekent dat elke klant ons een elektronische volmacht moet geven. We hebben iedereen een duidelijke stap-voor-stapprocedure bezorgd, maar velen slagen er niet in het in orde te krijgen. En dus moeten zij zich hier op het kantoor aanmelden met hun identiteitskaart. Dat kost veel tijd."

Sinds 11 oktober 2020 geldt een bijkomende verplichting. De vennootschap moet aan het UBO-register bewijsstukken toevoegen die aantonen dat de informatie over de uiteindelijke begunstigden 'toereikend, accuraat en actueel' is. Ook telkens als in het register aanpassingen worden doorgevoerd, moet u of uw boekhouder de bewijzen daarvan uploaden. Dat kan bijvoorbeeld via aandeelhoudersregisters en -overeenkomsten, overzichten van aandeelhoudersstructuren of uittreksels uit schenkingsakten.

Ondernemingen die hun UBO-registratie vandaag in orde brengen, moeten die documenten onmiddellijk toevoegen. Wie vóór 11 oktober 2020 al in het register was opgenomen, had daar nog tot 30 april 2021 voor. Maar net voor die deadline bleken nog maar zes op de tien vennootschappen hun verplichting te zijn nagekomen. Een rondvraag bij bedrijven en accountants leerde toen dat dat vaak te wijten was aan de onduidelijkheid over de aard van de bewijsstukken.

De FOD Financiën luisterde naar de kritiek en werkte de lijst met veelgestelde vragen en de handleidingen op de UBO-website bij. U krijgt nu een duidelijker overzicht van de toe te voegen bewijsstukken. Er is ook meer klaarheid over welke begunstigden moeten worden geregistreerd in bijzondere situaties en u komt te weten voor welke juridische entiteiten géén UBO-meldingsplicht geldt. De deadline voor het uploaden van de bewijsstukken werd ook verlegd van 30 april naar 31 augustus 2021.

Boetes tot 50.000 euro

Maar nu is het geduld van de FOD Financiën op. Sinds 1 september is de fiscus naar eigen zeggen gestart met het uitschrijven van administratieve boetes aan wie zijn UBO-verplichtingen niet is nagekomen. De bedragen starten op 250 euro en kunnen oplopen tot 50.000 euro. Eén op de tien juridische entiteiten heeft haar begunstigden nog altijd niet officieel geregistreerd. Bovendien blijkt maar liefst 53 procent van de al ingeschreven vennootschappen, vzw's, stichtingen en maatschappen nog geen extra bewijsstukken te hebben toegevoegd.

Die entiteiten zijn verplicht hun geregistreerde begunstigden en de correctheid van de gegevens elk jaar te bevestigen, ook al is er niets gewijzigd. Gelukkig stuurt de FOD Financiën sinds kort herinneringen naar de wettelijke vertegenwoordigers, via de berichtenbox op het MyMinfin-portaal. Dat gebeurt een maand vóór de deadline.

"Bij de aankondiging van de UBO-registratie was beloofd dat die eenmalig zou zijn", stelt Erik Stiers. "Maar dat is dus niet het geval. De jaarlijkse bevestiging van de accuraatheid van de informatie is een zware bijkomende administratieve last. We moeten dat zorgvuldig opvolgen, aangezien er per dossier een specifieke vervaldag is - afhankelijk van de eerste verificatiedatum. Een verplichting tot een aanpassing van de UBO-registratie wanneer er zich een wijziging heeft voorgedaan, zou veel wenselijker zijn. Want vaak verandert er niets."

Stiers wijst er ook op dat de administratie in het kader van de antiwitwaswetgeving een steeds uitgebreidere verantwoordelijkheid wordt voor accountants. "Ook hier verwachten we een periodieke verificatie en bevestiging, mogelijk jaarlijks of tweejaarlijks", zegt hij. "Daarnaast komt er een verplichte audit, wellicht om de vijf jaar."